Hoe organiseer je een goed carnavalsfeest?
Wanneer je een carnavalsfeest wil organiseren is het natuurlijk belangrijk dat je een goede voorbereiding treft. JE kan en mag natuurlijk niets vergeten, want je wil alle bezoekers maximaal laten genieten van jouw carnavalsfeest. Hoe je een goed carnavalsfeest zou kunnen organiseren lees je in deze blog.
Hoe organiseer je een feest?
Wanneer je een carnavalsfeest wil organiseren is het handig om van tevoren een stappenplan te maken zodat je zeker weet dat je niets vergeten bent. In dat stappenplan zou je de volgende dingen kunnen zetten:
- De locatie
- De omgeving
- Aankleding van de locatie
- Muziek en licht
- Uitnodigingen
- Benodigdheden
- Drank
- Extra’s
- Thema van het feest
De locatie
Een van de meest belangrijke dingen voor het organiseren van je feest is de locatie waar je het feest wil gaan houden. Zo kan je denken aan een café, zaal huur, sporthal, uitgaansgelegenheid, buurthuis, sportverenging. Of gewoon je tuin of huiskamer natuurlijk.
Wanneer je een zaal of ruimte huurt is het vaak zo dat je je zelf geen zorgen hoeft te maken over drank, aankleding en de catering, tenzij je daar afwijkende afspraken over hebt gemaakt. Wanneer je een feest geeft in je tuin of woonkamer moet je aan veel meer denken, maar heb je wel de kosten meer in de hand.
De omgeving
Bij het uitzoeken van een geschikte locatie speelt de omgeving ook een belangrijke rol. Zo zal je bij het huren van een locatie altijd moeten vragen tot hoe laat er muziek gedraaid mag worden. Je zal dan rekening moeten houden met de wettelijk gestelde regels en voorschriften hiervoor.
Wanneer je een feest thuis of in de tuin wil geven is het slim om de buren in te lichten over het feest. Op die manier kunnen mensen zich ook voorbereiden op wat ze kunnen verwachten. Het is aan te raden om dit ruim een week voor het plaats vinden van het feest te doen. Vermeld daarbij je persoonsgegevens zodat buren vragen kunnen stellen wanneer ze die hebben.
Als het feest meer dan 100 mensen telt dan is het verstandig om vooraf de politie in te lichtend. Wanneer er dan klachten zijn hebben ze je telefoonnummer en zullen ze je altijd eerst bellen en komen ze dus niet meteen langs op je feest.
De aankleding van de locatie
Wanneer je een locatie hebt gevonden is het tijd om na te gaan denken over de aankleding van de locatie. De aankleding hangt natuurlijk samen aan het eventuele thema dat je het feest gegeven hebt. Wanneer je een locatie huurt kan je vragen of zij de ruimte aan willen kleden in het gekozen thema. JE kan er ook voor kiezen afspraken te maken hierover en zelf de aankleding van de ruimte te verzorgen zodat je zeker weet dat je het gewenste resultaat zal hebben.
Muziek en licht
Een feest zonder muziek en licht is geen feest. Kies je voor een DJ, of wil je artiesten op je feest hebben. Of misschien wel een combinatie van beide. Bij een carnavalsfeest kan je het boeken van een carnavalsartiest niet laten ontbreken. De artiest praat je bij over het thema van je feest, deze kan dan rekening houden met het repertoire dat hij of zij zal gaan brengen. Het lichtplan wordt helemaal aangepast aan de kleuren die bij het gekozen thema passen, zo zorg je voor de meest optimale sfeer in de beleving van je thema.
De Uitnodigingen
Wanneer je een datum weet en je hebt de locatie geregeld en het thema is bekend kan je de uitnodigingen gaan maken. Op de uitnodiging moet je tijd, plaats, thema, contactgegevens en verwachtingen naar voren laten komen. Bij een carnavalsfeest is het gebruikelijk dat men in het gestelde thema verkleed komt. Zorg er voor dat het thema dan ook duidelijk zichtbaar is op de uitnodiging die je gaat versturen.
Benodigdheden
Gaandeweg is er een lijst ontstaan met benodigdheden die gehaald moeten worden om je feest tot een succes te maken. Dit kan gaan om de drank en hapjes, de aankleding, de kostuums die je zelf wil gaan dragen enveloppen en postzegels voor het versturen van de uitnodiging en ga zo maar door. Wanneer je dingen in his hebt gehaald en hebt afgerond kan je die afstrepen, op die manier kan je niets vergeten en kan je goed voorbereid aan het feest beginnen.
Drank
Wanneer je er voor kiest om zelf drank en hapjes te regelen is het wel slim om vrijwilligers te vinden die dan achter de bar willen gaan staan en die de hapjes willen verzorgen. Op die manier ben je zelf niet de hele avond aan het rennen en kan je zelf ook nog een beetje van je eigen feest gaan genieten.
Extra’s
Op de checklist van de extra’s kan je bijvoorbeeld de vrijwilligers zetten en de indeling van de vrijwilligers die je willen helpen bij het feest. Zo kan je in de voorbereidingen met het team va vrijwilligers al gaan kijken naar wie wat wil gaan doen. Wanneer vrijwilligers al vroeg in de organisatie betrokken worden krijgen ze het gevoel dat ze zelf een stuk van het feest aan het organiseren zijn. En op die manier kan je zelf de coördinatie van het geheel op je nemen. Voor iedere groep vrijwilligers stel je een teamleider aan. Met die teamleider bespreek je alles. De teamleider zorgt er dan weer voor dat de vrijwilligers die hij of zij onder zich heeft weer bijgepraat zijn over wat er van ze verwacht wordt.
Zo kan je bijvoorbeeld team catering samenstellen, team aankleding, team entertainment en een team met gastvrouwen en heren die de gasten verwelkomen, kaartcontrole uitoefenen, jassen aannemen en beschikbaar en zichtbaar zijn voor eventuele vragen van de gasten. Team entertainment draagt er zorg voor dat de muziek de hele avond gestroomlijnd door kan gaan in samenwerking met de artiesten en dj’s. Team catering zorgt er voor dat de gasten het aan niets zal ontbreken qua eten en drinken, Het team van de aankleding zorgt dat de locatie helemaal omgetoverd is in het thema van het feest.
Vragen over het boeken van artiesten?
Het kan natuurlijk voorkomen dat je vragen hebt over een van onze artiesten of ergens anders over. Voor hulp raden we je aan contact op te nemen met onze klantenservice.